Jadi gaes, buat yang kantornya pake email server sendiri dengan alasan apapun, seringkali kita harus berhadapan dengan kenyataan kalo email dari kantor banyak terbatasnya, yang terutama kuota storage email yang bikinkita harus sering-sering bersih-bersih inbox. Kadang untuk ini makan waktu yang ga sebentar juga, dalam beberapa hal gue bisa mensiasati dengan bikin rules di MS Outlook, namun ini juga nggak menyelesaikan masalah.
Kesulitan utama dengan batasan kuota email ini adalah:
- Kapasitas Inbox jadi cepat penuh dan email-email baru tidak bisa masuk.
- User harus sering-sering hapus email, padahal seringkali ada email penting yang mau disimpan
- Apalagi email yang berisi attachment besar, mau tidak mau harus langsung dihapus supaya email lain bisa masuk
- Kalau libur/cuti panjang dimana tidak ada internet dan males buka email, bisa dipastikan banyak email yang akan bouncing karena inbox full
Pilihan buat user adalah backup/move email dari server ke lokal komputer, misal pengguna Windows bisa pake MS Outlook dengan bikin .pst storage lalu jalanin rules auto download dari server dan sekaligus menghapus di server setiap kali user membuka MS Outlook. Atau kalo pengguna Mac/Linux bisa pake email klien favoritnya untuk membuka email sekaligus mendownload ke storage lokal dan menghapus email di server. Jadi dengan begitu kita tidak kehilangan email penting dan kapasitas inbox di server juga bisa tetap dikosongkan.
Namun cara ini juga bukan sepenuhnya jadi solusi, ada beberapa hal yang tetap jadi masalah buat gue.
Hal-hal yang tetap jadi masalah dengan software email client:
- Email klien (MS Outlook, iOS Mail, Evolution, Thunderbird, dll) itu berjalan di PC/laptop, jadi kalau laptop mati juga artinya ga bisa ngecek dan download email juga, jadi permasalahan pertama tadi tetap ada.
- Laptop nyala, tapi email client ga dibuka atau ga ada internet? ya sama aja problemnya.
- Buat pengguna multi OS kaya gue, atau user dengan lebih dari 1 mesin/PC/laptop, seringkali jadi masalah saat gue kerjain project di Linux, sementara email backup ada di Windows, jadinya gue ga bisa ngecek arsip email lama.
- Mau ngecek email kantor di HP? ya kadang perlu tapi dengan begini jadi terbatas karena hanya email2 terakhir yg ada di server.
Dengan situasi kondisi toleransi pandangan dan jangkauan diatas (please jangan disingkat), salah satu solusi yang berguna menurut gue adalah dengan memanfaatkan fitur canggih punya Gmail untuk mendownload email secara otomatis dari email server kantor.
Berikut ini beberapa point utama kenapa gue memanfaatkan Gmail sebagai alternatif email klien untuk email kantor
- Always online, jadi ga perlu nyalain laptop atau jalanin program, Gmail secara otomatis akan mendownload email dari server dan (kalau pakai protokol POP3) bisa langsung menghapus email yang sudah terdownload juga.
- Kapasitas free email 15GB, at least ga perlu khawatir email bakalan penuh kalo ditinggal libur/cuti sebulan misalnya. Akan lebih baik pakai Gmail baru yang masih kosong untuk digunakan sebagai backup arsip email kantor
- Multi device, ga perlu dibahas lagi, dengan adanya email kantor di Gmail, artinya email bisa di akses lewat perangkat apapun yang support. Jadi buat yang pakai multi OS, multi device, akses ke arsip email bisa berjalan lancar.
- Send email as. Ini fitur yang berguna banget, jadi meskipun menggunakan Gmail, lu tetap bisa mengirim sebagai user email kantor, karena Gmail juga mendukung SMTP protokolnya, nggak cuma POP/IMAP aja, jadi pada saat menambahkan akun bisa dicentang pilihan ini, Gmail akan kirim verifikasi untuk memastikan user benar pemilik akun email tersebut.
Itu beberapa point gue dari pengalaman memanfaatkan Gmail untuk memecahkan masalah email kantor yang terbatas. Mau tahu bagaimana caranya melakukan itu? Tunggu aja tutorialnya nanti.
